El proceso de configuración del grupo
Esta es una de las primeras tareas que se debe afrontar. Se trata de reconocer, explicitar y acordar quiénes son las personas que intervendrán, o que están interesados en participar en la iniciativa, y cuál será la actividad que desarrollará. Este momento suele ser difícil porque aún no ha habido un estudio que permita evaluar la viabilidad del proyecto y si todos los involucrados podrán participar del mismo. Las tensiones y miedos que determina esta situación deben ser abordadas mediante un diálogo franco entre los trabajadores. Es fundamental tener en cuenta lo previsto en el primer principio cooperativo de libre ingreso.
Es clave en esta etapa:
Obtener información y ayuda
El apoyo se puede requerir de otras cooperativas ya existentes. Sin que puedan “calcarse” los emprendimientos, ver y escuchar otras experiencias resulta de utilidad. También se puede pedir ayuda a organismos especializados (privados o públicos) o requerir la asistencia técnica de profesionales (contadores, economistas, abogados, escribanos, licenciados en trabajo social, etc.)
Habilitar la manifestación y el ejercicio de ciertos roles
Más allá del reconocimiento de ciertos roles o de la división de tareas, es fundamental el aporte y acompañamiento de todas las personas involucradas. En ocasiones se delega en algunas personas el rol de representante de la iniciativa, en otras el registro de la memoria de lo que se va haciendo, sintetizando los intercambios y las decisiones, los resultados de las entrevistas que se mantienen, etc., en otras algunas tareas concretas y puntuales, etc. En este caso es esencial aplicar lo previsto en el segundo principio cooperativo: de control y gestión democrática.
Generar cierta disciplina y hábito de sesionar en grupo
Entre otros aspectos, el hábito de sesionar en grupo es el que favorece el aprendizaje de la gestión colectiva. La práctica de la participación necesita de una rutina de diálogo y de discusión. Siempre es conveniente generar instancias que desarrollen y estimulen esto, practicando:
- el uso ordenado y moderado en la habilitación de la palabra;
- el respeto de los tiempos de inicio y fin;
- el tratamiento de los temas acordados;
- la escucha atenta;
- el estímulo de la participación de los compañeros.
Realizar el registro de las actuaciones regulares de la organización
El registro de lo actuado es de gran importancia. Se trata de habituar al grupo a trabajar considerando los antecedentes, la importancia de la palabra escrita y la noción de proceso y continuidad. Al comienzo puede ser realizado en un cuaderno, en donde se registren los temas tratados, las consideraciones, y lo resuelto sobre cada punto. Con el correr del tiempo se especializarán estas memorias en el libro de actas de asambleas, en las actas del Consejo Directivo y en el de la Comisión Fiscal, siendo no solo expresiones de la comunicación y de la memoria colectiva, sino que también revisten valor legal.
Por otro lado, en las primeras instancias de formación de la cooperativa, hay dos aspectos que deben quedar claros:
- A qué se va a dedicar la cooperativa. Cuál o cuáles son las actividades productivas o servicios principales;
- Quiénes serán los socios fundadores o iniciales, estableciendo, si es necesario, una lista de aspirantes o de socios que, dependiendo del proyecto, se integrarán más tarde.
El proyecto empresarial cooperativo
En simultáneo con la configuración del grupo, es conveniente comenzar a elaborar el proyecto cooperativo propiamente dicho. La tarea de proyectar es, en sí misma, una instancia de formación cooperativa que no debe desaprovecharse.
En tal sentido, se deben aplicar métodos y formas que permitan que todos los participantes puedan aportar y manifestar ideas, información, dudas, preocupaciones. Esto es, realizar una reflexión colectiva de manera de ir “apropiándose” de la idea cooperativa desde el comienzo.
Sin duda que el tamaño del emprendimiento condiciona las posibilidades de la participación. Sin embargo, la comunicación y la interacción entre los miembros siempre son posibles, puesto que elaborar un proyecto empresarial cooperativo involucra muchas tareas, entre ellas: buscar información, acordar criterios de actuación, imaginar y proyectar a la cooperativa en actividad, identificar recursos, organizaciones de apoyo y aliados.
La formalización de la cooperativa
Mientras se procede a los estudios de viabilidad económica y social y a la planificación organizativa de la cooperativa, es posible avanzar en la formalización del emprendimiento. Esto significa, dar pasos en torno a la existencia legal de una organización distinta a los individuos que la integran.
Por formalización entendemos la etapa en la cual el grupo efectúa todas las gestiones y trámites que culminan con el reconocimiento de la existencia jurídica de la cooperativa.
En general, una vez tomada la decisión de iniciar la cooperativa y habiendo definido quiénes serán sus socios, uno de los primeros pasos de la formalización es iniciar la elaboración del Estatuto. Actualmente, se utiliza un Modelo de Estatuto, lo que facilita su confección, más allá de las particularidades de cada grupo.
En esta etapa es necesario considerar algunas acciones previas que facilitarán el proceso:
- Definir un nombre para la iniciativa. Los nombres otorgan una identidad y permiten el reconocimiento de lo que será el sello y marca de la cooperativa.
- Especificar el grupo que iniciará las actividades, es decir, establecer cada uno de los integrantes.
- Acordar algunas reglas de juego, tales como: características de los socios del futuro, contribución económica de cada socio, normas de trabajo que respeten la idiosincrasia del grupo.
Los pasos legales-formales para constituir una cooperativa
- La aprobación del Estatuto.
- La inscripción en los diferentes organismos públicos.
- Registro de libros que la Cooperativa debe rubricar y llevar.
Etapas:
- Asamblea Constitutiva. Realización de la Asamblea fundacional (o acto constitutivo), en la cual se aprueba y suscribe el Estatuto ante Escribano Público.
- Presentación del Estatuto al Registro. Por parte del Escribano se procede a la certificación y protocolización correspondientes y a presentar el Estatuto ante la Sección Cooperativas del Registro de Personas Jurídicas, de la Dirección General de Registros del Ministerio de Educación y Cultura (Edificio del Notariado).
- Plazo de inscripción. Es de hacer notar que, presentado el Estatuto al Registro de Personas Jurídicas, habrá un plazo de 90 días durante el cual debe ocurrir la calificación de dicho Registro y la inscripción definitiva. Puede darse que haya que levantar observaciones al Estatuto realizadas por el Registro, en cuyo caso vuelve a intervenir notarialmente el Escribano. Asimismo, si las observaciones no se pueden levantar dentro de dicho plazo, se podrá pedir una prórroga de 60 días más. Si transcurren esos plazos sin lograr la inscripción definitiva, el proceso caduca y debe iniciarse nuevamente.
- Inscripción en BPS y DGI. Registrar a la cooperativa ante el Banco de Previsión Social (BPS) y ante la Dirección General Impositiva (DGI). Si la Cooperativa fuese a tener actividad de forma inmediata al acto constitutivo deberá proceder a efectuar esta inscripción (en tal caso se hará como cooperativa “en formación”); de lo contrario, se puede realizar la inscripción en estos organismos cuando haya sido aprobado el Estatuto y reconocida la personería jurídica (lo que ocurre en un solo acto administrativo) por parte del Registro de Personas Jurídicas.
- Trámite de inscripción en BPS y DGI. Para la inscripción en BPS-DGI (se hace conjuntamente con un único Formulario) se debe reservar día y hora a través del servicio de Agenda Web del BPS, o por el teléfono 0800 2001, presentándose en dicha oportunidad en la Sección Mesa de Entrada de ATYR, Sarandí 570 – 1º piso (Montevideo) o en las respectivas dependencias del Interior del pais. Las consultas se atienden también telefónicamente. La inscripción se realiza mediante un Formulario determinado que se baja del sitio web del BPS, y se debe recurrir a Escribano Público para que esta proceda a realizar una certificación notarial de la constitución de la cooperativa y de sus autoridades.
- Inscripción en la Auditoria Interna de la Nación (AIN). Aprobado que haya sido el Estatuto por el Registro, se debe inscribir a la Cooperativa en la Auditoria Interna de la Nación (AIN). Tal como se dijo oportunamente, es necesaria también la intervención de un Escribano a estos efectos. (No corresponde inscripción en la AIN en el caso de las cooperativas sociales.)
- Planilla de Trabajo. Comenzada las actividades de la Cooperativa, también se deberá proceder a obtener la Planilla de Control de Trabajo en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS).
- Libros sociales. Asimismo, una vez que haya sido obtenida la personería jurídica con la aprobación del Estatuto se debe proceder a presentar en el Registro de Personas Jurídicas los libros sociales para su correspondiente rubrica (habilitación). Los libros sociales obligatorios son los siguientes:
- Libro de Registro de Socios.
- Libro de Actas de la Asamblea General.
- Libro de Actas del Consejo Directivo.
- Libro de Actas de la Comisión Fiscal.
- Actas de la Comisión Electoral. No hay exigencia de llevar un Libro de Actas de la Comisión Electoral, por lo cual, hay una práctica de incluir las actas de esta Comisión en el Libro de Actas de Asambleas.
- Rubrica de libros. La rúbrica de los libros a cargo de la Sección Registro Nacional de Cooperativas del Registro de Personas Jurídicas, se debe realizar mediante certificación notarial en la que conste el tipo de libro, número de folios, denominación de la cooperativa y fecha de la intervención. Las cooperativas domiciliadas en el interior del país, podrán habilitar los libros ante el Registro de la Propiedad Inmueble de cada departamento.
- Libros contables. Asimismo, las cooperativas deben llevar los denominados libros contables, que son obligatoriamente tres: libro diario, libro de inventarios y libro copiador de cartas. La normativa jurídico contable permite que estos libros se lleven informáticamente y la información se registre y rubrique con posterioridad a culminado cada ejercicio anual.